BTS : SAM
Siret de l’entreprise : 13001119000027
à pourvoir dans Paris à Montparnasse
Vous y trouverez du rythme dans vos activités, de la diversité dans les échanges et du challenge au quotidien !
❖MISSIONS :
- Gère la planification des agendas du sous-directeur et de son adjointe
- Gère la réception des appels téléphoniques et en assure le filtrage
- Assure l’accueil physique des visiteurs
- Gère la boîte mail du secrétariat mutualisé
- Prépare l’organisation des réunions (salles, horaires et matériel y compris audio, data et visio conférence) et assure la préparation des réunions (constitution de dossiers, liste des participants et accueil de rencontres et manifestations),
- Met au point et tient à jour et à disposition les informations utiles (fichiers contacts, listes de diffusion),
- Apporte un appui pour la rédaction et la mise en page de documents de présentation, courriers, notes, tableaux, documents divers, des notes d’analyse et de prospective
- Tient à jour le tableau des congés,
- Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Suit la gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement des courriers à l’arrivée et au départ, assurer le suivi de tout courrier, note, parapheur,
- Prend en charge les aspects logistiques (mobilier, commande de fournitures, badges) et les moyens matériels notamment au classement et archivage (papier et numérique),
- Coordonne des réponses aux questions écrites et courriers parlementaires (logiciels REPONSES/ PEGASE ou ELISE)
- Prépare les déplacements (réservation des billets, préparation des ordres de mission et des états de frais)
- Participe au collectif de travail des assistant(e)s
❖LES COMPETENCES :
- Polyvalent
- Travail d’équipe
- Réactivité et fiabilité
- Maitrise du pack office
Contact :
01.53.32.53.16